【9月信】解决问题(三):提升问题解决能力的四组关键词

对于企业来说,各层级人员对问题达成共识是解决问题的前提。达成共识之后,怎样提升组织科学解决问题的能力,重点要关注下面这四组关键词。

(1)意愿与能力

前不久去一家企业交流,他们面临的一个问题是由于设备故障导致车间产值损失居高不下。

一个具体的问题,例如质量问题、交付问题或者成本问题,往往得不到很好的解决,其背后的原因并不能一概而论。除开某些限制条件制约之外,有的人会觉得是一个麻烦,没有意愿去解决,有的人有意愿去解决,但是能力不够。

想象一下这样的场景:我不是医生,当我站在急诊科门口看到一位严重创伤的患者被送进抢救室时,有人悬赏100万将伤者抢救过来,我内心特别想去抢救,但是我根本不会抢救。

在与前面这家公司的管理层交流的过程中,我非常清晰地感知到大家对于解决这一问题的意愿很高,但是解决问题的能力不够。

如上图所示,根据“意愿/能力模型”,在解决问题持续改善这件事情上,管理者需要关心团队成员的意愿与能力两个方面。一般来看,如果能力不够,会进一步影响意愿。明知自己在某方面不擅长的时候,人往往会选择退缩。

企业中,如果需要解决的问题很简单,“能力”方面大多不存在问题,主要就是解决“意愿”问题;如果需要解决的问题较为复杂,那么“能力”方面就不是一个可以忽视的问题了,“考核”并不能提升能力,就如考核没法让我具备抢救能力,“考核”只能在一定程度上解决“意愿问题”。

(2)知识与技能

有人会说,我现在知道区分意愿与能力问题了,我们企业也做了大量培训,为什么效果不理想?不理想是常态,因为人去参加培训,学到的是知识,然而真正落地改善,需要的是技能。知识与技能的学习就是不一样的(如下表所示)。

我可以看很多视频书籍去学游泳,但是只要没有下水练习,再多理论知识也没法让我真正学会游泳这样技能。基于此,我们按照“行动学习”的方式,设计了精益管理绿带人才培养方案。目前这一“理论+实践+辅导”的人才培养方案已经在全国不同行业开展了百余期,帮助各类培养了数千名精益管理人才,解决了组织发展中遇到的数千个具体问题。

《方针管理》一书作者马克·瑞克先生分享他在丰田的职业旅程,经过三个月造车、三个月卖车的经历之后,他进入办公室的第一周,就被分配了一位导师,以及一个需要他解决的问题。

约翰·舒克在《学习型管理》一书中描述的故事,也很好地呈现了这一过程。

(3)加法与减法

真正着手解决问题的时候,很多人第一想法就是做加法:质量不行加检验、效率不够加设备加人、库存太多加仓库等。然而,精益管理的理念是做减法:消除浪费,减去一切不给客户创造价值的动作。

工作可以分为三种类型:增值工作、必要非增值工作、浪费。正是这些浪费耗费了大量的现有资源,甚至造成了当前的问题。我们将这些浪费识别出来,予以减少甚至消除,就能在不增加资源的情况下解决很多问题。

加法,加的是客户价值,不是加人加设备加场地;

减法,减的是浪费,不是减服务减质量减安全。

案例问题 一般解决方案 精益解决方案 结果与收益
某金属制品企业A连续亏损多年,几乎要停止运营 更换领导者、裁员、变卖资产或者增加投资采购更先进的设备、开发新产品 领导带头深入客户与生产现场实施精益变革,实施品质、流动、拉动三步曲精益改善 两年时间扭亏为盈,逆势增长,和同行业上市公司平均水平相比,库存只有一半,利润率和净资产回报率远超平均水平
某服装企业B的大客户提出供应链需要更快速满足门店的需求 在靠近客户的地方建立中转仓库,投资超过5000万元 对供应链实施精益管理,梳理从订单到交货的价值流,寻找流程中的浪费,予以消除 将原来从订单到交货长达4-5个月的周期时间缩短至1个月,减少5000万的投资,满足客户需求
某餐饮连锁企业C在高峰期无法及时满足顾客需求,每天大量顾客流失 增加工作人员、设备,加强督导考核 管理者深入现场分析流程中的浪费,真正提高效率 在不增加人员、设备的情况下,门店每天增加20%营业额
某三甲医院D神经内科由于进修人员等导致某并发症持续上升 增加医护人员培训、考核 通过深入现场分析,发现标准化作业执行的根本原因,改变标准化作业流程 在没有增加人员与考核的情况下,该并发症从4%降低至0%,保障患者安全

(4)方法与心法

团队成员仅仅掌握了“做减法,消除浪费解决问题”的理念还不够,还需要科学解决问题的方法与心法,类似于武术中的套路与内功心法。

方法,即解决问题的框架,大家熟悉的A3、8D报告等等,我不在此赘述。

心法,即使用A3等方法过程中,最核心的“寻找根本原因的方法”。很多人以为多问几个“为什么”就能自然找到问题的根本原因,然而经常实战的人都知道,“简单问几个为什么,就想找到根本原因,那是不可能的”。

找根本原因本身就是一件很困难的事情。我曾经问过很多人一个简单问题:“既然我们要寻找根本原因,请问什么是‘原因’?”答案似乎在嘴边,但很不容易给出一个清晰的定义。

如上图所示,A使B有可能出现,并且没有A的条件下B就不会出现或者无法出现,或者说A能够在适当的环境下产生B,那么A与B之间存在因果关系,我们称A是B的原因,B是A的结果。通俗(不严谨地)来说,A导致B发生,A是B的原因,B是A的结果。

我们经常说,分析原因要讲逻辑,所谓讲逻辑就是要有因果关系。

当某工厂在制品库存过多时,背后可能直接的原因是管理者出于对加工、检验各环节的不信任,需要预留一定的冗余对加工、检验环节进行补偿,加工、检验环节不可靠背后的原因又是什么呢?当我们不断问“为什么”时需要基于数据与事实,牢牢把握因果关系。

意愿与能力,知识与技能,加法与减法,方法与心法,理解并实践这四组关键词是提升组织科学解决问题能力的关键。

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